많은 직장인들이 문서 작성 때문에 정작 중요한 일을 할 수 없다고 불평을 한다. 문서 작성을 귀찮고 하기 싫은 부가적인 업무 정도로 생각한다. 부가가치가 나지 않는 업무라고 정의하기도 한다. 과연 그게 맞는 생각일까? 이 질문에 답하기 위해 문서에 관련된 여러 사항들을 살펴보려고 한다. 하나하나씩 생각해 보자.
직장 생활을 하다 보면 많은 문서들을 만들어 낸다. 어떨 때는 자신의 직업이 문서를 만들어 내는 것인가 하는 착각에 빠질 지경이다. 그런데, 직장인 중에는 문서 작성으로 인해 고통받는 사람들이 정말 많다. 문서 작성 업무만 없어도 살만할 것이라고 말하거나, 아니면 자신은 문서 작성에는 약하다고 아예 선언해 버리기도 한다. 정말 불행한 일이다. 많은 직무 분야에서 문서 작성이야말로 가장 중요한 능력 중 하나이니 말이다. 문서 작성의 어려움으로 인해 정말 유능하고 열정 있는 직원이 인정받지 못하는 경우를 보면 너무 안타깝다. 문서라는 것이 어떤 것이기에 이런 골치 아픈 존재가 되었을까. 실체에 대해 알아보기라도 하자.
조직 내에는 수도 없이 많은 종류의 문서가 있다. 문서의 범위를 좁혀서 살펴봐야 할 것 같다. 사람들이 흔히 곤란을 겪는 문서들만 추려 보자. 살펴볼 대상은 보고서, 기획서, 제안서, 품의/기안서다. 이 중에서도 가장 난도가 높다고 할 수 있는 보고서와 기획서에 대해서 더 비중을 두고 살펴볼 생각이다.
다시 말하지만, 직장에서 문서 작성, 바꿔 말하면 글쓰기 실력은 중요하다. 문서 작성 능력이 진짜 능력이라는 말도 있을 정도다. 문서 쓰기 실력이 왜 그토록 중요한 것일까?
본격적으로 생각해 보기 전에 몇 가지 문서 종류에 대해서 정의해 보자.
1. 문서의 종류 : 조직 내 주요 문서
1.1. 보고서
말 그대로 무언가를 보고하기 위해 쓰는 문서다. 정해진 형식이 있는 경우도 있고, 정해진 형식 없이 목적에 맞게 쓰는 경우도 있다. 정기적으로 작성하는 정기보고서와 필요할 때마다 작성하는 비정기보고서가 있다. 보고서는 주로 현황 위주로 작성하게 되지만 보고자의 의견이나 제안이 들어가는 경우도 있다. 이럴 경우 보고서의 난이도는 올라간다고 할 수 있다.
1.2. 기획서
대개 어떤 일을 새로 실행하기 전에 승인을 받기 위한 목적으로 쓰이는 문서다. 승인을 받아야 하기 때문에 문서 형태가 복잡해지는 경우가 많다. 설득에 필요한 근거와 설명, 향후 계획까지 망라해야 하기 때문에 직장인들이 가장 어려워하는 종류의 문서형태라고 할 수 있다. 규모가 큰 프로젝트의 경우 기획서는 실로 방대해질 수 있어 개인이 아닌 팀 단위나 부서 단위로 쓰기도 한다.
1.3. 제안서
기획서와 어느 정도 성격은 비슷한데, 기획서는 회사 내부를 대상으로 쓰는 것이고 제안서는 회사 외부를 대상으로 쓰는 것이 다르다.
1.4. 품의서/기안서
가장 많이 쓰게 되는 문서 형태다. 축약된 기획서의 성격을 갖게 된다. 품의서를 기안서에 포함하여 부르기도 하는데, 엄격히 구분하면 품의서는 예산 집행을 승인받기 위해 쓰는 문서고 기안서는 예산 집행을 수반하지 않을 때 쓰는 문서다.
기업 환경마다, 자신이 맡은 업무의 성격, 지위에 따라 가장 많이 쓰게 되는 문서의 종류는 다를 것이다. 그러나 평균적으로 볼 때 보고서가 가장 많이 쓰는 문서 형태가 아닐까 한다. 따라서 보고서에 대해서는 더 추가적으로 보려고 한다.
1.5. 보고서의 세 가지 종류
보고서는 세 가지 정도로 구분할 수 있을 것이다. 먼저 가장 흔하게 쓰는 것이 일상적으로 작성하는 보고서다. 이것은 주로 양식이 정해져 있다. 따라서 작성하는데 큰 부담이 되지는 않는다. 일간, 주간, 월간, 분기 등 시기에 맞춰 작성해야 하는 것들이다. 이러한 보고서들은 작성하는 데는 부담이 없지만 시기를 놓치지 않아야 한다는 부담은 있을 것이다. 다음으로 생각해 볼 수 있는 것이 지시에 의해 작성하게 되는 보고서다. 이런 보고서는 회의 과정에서 필요가 발생하는 경우가 많다. 아니면 특정 사안에 대해 상사의 지시에 의해서 작성을 하게 된다. 이때 무엇보다 중요한 것은 보고 기한을 확인하는 것이다. 보고서는 보고 시점이 중요하기 때문에 반드시 필요한 절차다. 마지막으로, 업무와 관련하여 필요성을 인식하고 자발적으로 쓰게 되는 보고서가 있을 수 있다. 어떻게 보면 이 보고서야 말로 직장인의 능력을 가르는 수단이다. 자신이 맡은 업무에 대해 잘 알고 있고, 또 열의가 있어야 쓰게 되는 것이기 때문이다. 이러한 보고서에는 문제점과 해결방안까지 담기는 경우가 많다. 자신이 얼마나 자주 이런 종류의 보고서를 쓰고 있는지 생각해 보기 바란다.
이제 직장에서 문서 쓰기 실력이 중요한 이유에 대해 생각해 보자. 조금은 전형적인 내용이다.
2. 직장에서 문서 쓰기 실력이 중요한 이유
2.1. 효과적인 의사소통
문서를 통한 의사소통은 명확하고 간결하게 의사를 전달하여 오해를 줄이고 업무 효율성을 높인다. 또한, 논리적이고 체계적인 글쓰기를 통해 설득력 있는 의견을 제시하고 협업을 증진시킨다.
2.2. 전문성 입증
잘 쓰인 문서는 전문성을 보여주고 신뢰도를 높일 수 있는 중요 수단이다. 전문 용어 및 자료 활용 능력은 업무에 대한 이해도를 높여준다는 측면도 있다.
2.3. 업무효율 향상
표준화된 문서 양식을 활용한다면 업무진행의 속도를 높이고 오류 가능성을 대폭 줄여 준다. 그리고 의외로 업무 시간을 절약하여 생산성을 향상하는 면이 있다.
2.4. 경력개발
보고서, 제안서 등 문서 작성 능력은 승진 및 평가에 영향을 미친다. 어떻게 보면 이는 당연한 것이다. 그 사람을 평가하고 승진 결정을 하는 사람은 문서를 통해 보고를 받는 위치에 있는 사람들이다. 또한 경력개발 측면에서 다양한 문서 작성 경험은 다른 부서와의 협업 및 커뮤니케이션 능력을 향상한다.
2.5. 기업 경쟁력 강화에 기여
문서를 작성하는 이유는 결과적으로 좋은 의사결정을 하기 위한 것이다. 이것이 기업경쟁력과 연결되는 것은 자연스러운 것이다. 정확하고 체계적인 정보 기반의 의사 결정은 기업의 위험 관리 및 성과 향상에 기여한다. 또한 효과적인 문서 관리 시스템은 기업의 지식 자산을 축적하고 활용하여 경쟁력을 강화한다.
직장에서 문서 쓰기 실력은 효과적인 의사소통, 전문성 증명, 업무 효율 향상, 경력 개발, 기업 경쟁력 강화 등 다양한 측면에서 중요하다. 지속적인 노력과 연습을 통해 문서 쓰기 실력을 향상하는 것은 개인의 성공뿐 아니라 기업의 성장에도 기여할 수 있다. 문서 쓰기 실력을 향상하기 위해 평소 시간이 날 때 서로 다른 종류의 문서를 읽으면서 글쓰기 스타일과 전문용어를 익히는 것이 필요하다. 그리고 실무적으로 동료나 상사에게 문서를 검토받고 피드백을 받아 개선해 나가야 할 것이다. 처음에는 배우려는 태도가 무엇보다 중요하다.
문서 쓰기의 중요성에 대해서 살펴봤으니, 이제 문서를 잘 쓰기 위한 전형적인 규칙 같은 것을 알아봐야겠다. 보고서와 기획서의 경우만 살펴보겠다. 이 둘이 글쓰기 실력을 가장 필요로 하는 문서의 종류고 다른 문서는 이를 통해 충분히 응용할 수 있다고 생각하기 때문이다. 살펴보자.
3. 문서 작성의 몇 가지 규칙 : 보고서와 기획서의 경우
3.1보고서를 잘 쓰기 위한 몇 가지 규칙
기업 내에서 보고서를 잘 쓰기 위해서는 다음과 같은 사항들이 필요하다.
3.1.1. 목적과 대상을 명확히 정의
보고서는 특정 목적을 달성하기 위해 작성되는 문서다. 따라서 보고서를 작성하기 전에 먼저 보고서의 목적과 대상을 명확히 정의해야 한다. 목적이 명확하지 않으면 보고서가 산만하거나 방향성이 없게 될 수 있다. 대상을 명확히 하지 않으면 보고서가 이해하기 어려울 수 있다. 보고서는 어디까지나 문서를 쓰는 공급자 중심이 아니라 보고를 받는 수요자 중심의 시각으로 써야 한다. 명심하자.
3.1.2. 논리적이고 체계적인 구조
보고서는 논리적이고 체계적인 구조로 작성해야 한다. 이를 위해 보고서를 구성하는 각 요소를 적절하게 배치하고, 각 요소의 내용을 논리적으로 연결해야 한다. 또한, 보고서의 각 부분에 대한 제목과 서브 제목을 사용하여 구조를 명확히 하는 것도 도움이 된다. 보고서는 산문이 아니다. 필요한 것만 정확히 담아야 할 것이다.
3.1.3. 정확한 정보
보고서는 정확한 정보를 기반으로 작성해야 한다. 이는 보고서의 생명과도 같은 것이다. 정보가 정확하지 않으면 자칫 허위 보고서가 될 수 있다. 이를 위해서는 보고서에 포함된 모든 정보의 출처를 확인하고, 필요한 경우 추가적인 조사를 통해 정보를 검증해야 한다. 또한, 보고서 작성 과정에서 발생할 수 있는 오류를 방지하기 위해 문법과 맞춤법을 꼼꼼히 확인해야 한다. 내용이 아무리 좋아도 오탈자로 인해 보고서 품질이 극적으로 떨어질 수 있다.
3.1.4. 명확하고 간결한 문장
보고서는 명확하고 간결한 문장으로 작성해야 한다. 지나치게 어려운 전문 용어를 사용하지 않거나, 사용해야 할 경우 용어의 의미를 명확히 설명해야 한다. 또한, 문장의 길이를 짧게 하고, 중복되는 표현을 피하는 것이 좋다. 대부분의 보고서는 1장으로 쓴다고 생각하는 것이 좋다. 1장 안에 충분한 내용을 담으려면 간결해야 한다.
3.1.5. 객관적인 태도
보고서는 객관적인 태도로 작성해야 한다. 자신의 의견이나 감정을 보고서에 포함하지 않도록 주의해야 한다. 또한, 보고서의 내용을 뒷받침할 수 있는 증거를 제시하는 것이 중요하다. 의외로 자신의 감정이 담긴 보고서가 흔히 있다. 자신이 의견을 포함해야 한다면, 그 의견이 객관적인 태도를 견지한 것인지 양심에 비추어봐야 한다.
3.1.6. 타당한 결론
보고서는 타당한 결론으로 마무리해야 한다. 이를 위해서는 보고서의 내용을 분석하고, 그 결과를 바탕으로 결론을 도출해야 한다. 또한, 결론을 도출하기 위한 근거를 명확히 제시하는 것이 좋다.
이 밖에 보고서 작성에 필요한 시간을 충분히 확보하는 것도 의외로 중요하다. 대개 보고 기한에 임박해서야 작성을 시작하는 데, 이는 부실한 보고서로 이어질 가능성이 크다. 그리고 보고서를 작성하는 과정에서 다른 사람의 검토를 받고 피드백을 받아 개선하는 기회를 갖는 방법도 좋다. 보고서에 시각자료를 사용한다든지 하여 가독성을 높이고 내용을 효과적으로 전달할 수 있는 수단을 다양하게 생각해 보는 것도 필요하다.
3.2 기획서를 잘 쓰기 위한 규칙
기획서를 잘 쓰기 위해서는 다음과 같은 사항들이 몇 가지 사항들이 필요하다. 보고서의 경우와 크게 다르지 않을 수도 있지만 차이점에 주목하며 살펴보자.
3.2.1. 목적과 대상을 명확히 정의
보고서의 경우와 마찬가지로 기획서 목적과 대상을 명확히 정의해야 한다. 목적이 무엇인지, 누구에게 어떤 것을 제안하는지 명확해야 기획서의 방향성을 설정할 수 있다.
3.2.2. 현황 분석
기획서를 작성하기 전에 현재 상황을 정확하게 분석해야 하는 것이 필요하다. 시장 상황, 경쟁 환경, 기업의 강점과 약점 등을 분석하여 기획의 타당성을 확보해야 한다.
3.2.3. 구체적인 계획 제시
목표를 달성하기 위한 구체적인 계획을 제시해야 한다. 목표는 실행을 위한 것이다. 실행이 가능한 계획을 제시해야 하는 것이다. 계획에는 목표, 실행 전략, 일정, 예산, 담당자 등이 포함되어야 한다.
3.2.4. 효과적인 전달
기획서의 내용을 효과적으로 전달할 수 있도록 작성해야 한다. 명확하고 간결한 문장을 사용하고, 시각 자료 활용 등을 통해 이해도를 높일 수 있도록 한다.
3.2.5. 타당성 검토
기획서의 타당성을 검토해야 한다. 목표가 달성 가능한지, 계획이 현실적으로 실행 가능한지, 예산이 적절한지 등을 검토하여 기획서를 개선해야 한다. 기획서 중에는 사업의 타당성 검토가 주가 되는 것도 많다. 기획서는 보고서에 비해 더 높은 전문성이 요구되는 경우가 많은 만큼 진정한 실력이 드러나는 분야라 해도 과언이 아니다.
좋은 기획서를 쓰기 위한 추가적인 몇 가지 팁을 보자. 기획서는 템플릿을 활용하면 많은 이득을 볼 수 있는 분야다. 기획서의 구조를 쉽게 파악하고 적용할 수 있기 때문이다. 다른 사람의 피드백을 받아보는 것도 역시 좋다. 특히, 기획서 작성 경험이 많은 사람의 코칭을 받는 것이 현명할 것이다. 기획서는 대개 분량이 많은 만큼 시각자료를 활용하는 것이 더 중요할 수 있다. 그래프, 차트, 사진 자료 등의 자료를 활용하여 내용을 효과적으로 전달하는 것이 필요하다. 시각자료를 다양하게 활용하는 대신 문장은 간결해야 한다. 명확하고 간결한 문장을 사용하여 이해하기 쉽게 만들어야 한다. 한 가지 더 강조하고 싶은 것은 기획서를 작성하는 사람의 긍정적인 태도다. 긍정적인 태도를 갖고 쓴 기획서가 설득력이 높다. 글은 작성자의 태도가 반영되기 마련이다.
4. 문서에 대한 태도의 문제
많은 사람들이 문서를 쓰는 것을 어려워하고 꺼리는 데는 이유가 있을 것이다. 대개 상사와의 대면은 문서를 매개로 하는 경우가 대부분이다. 문서 작성자의 입장에서 문서의 내용으로 꼬투리를 잡히는 경우가 많았을 것이다. 그리고 문서에 의해 다른 업무가 파생되는 경우도 많은 것이 현실이다. 아무래도 새로운 업무의 필요성이 생겼을 때, 문서 작성자에게 업무 지시하는 게 보통이기 때문이다. 또 다른 이유도 있다. 문서는 오랫동안 남는다. 기업이 존속하는 한평생 남을 수도 있다. 부담이 될 수밖에 없다. 거기에 더해 문서는 각종 감사의 타깃이 된다. 문서는 책임소재를 명확히, 그리고 손쉽게 할 수 있는 좋은 재료다. 문서를 많이 생산해 놓으면 확률적으로 감사 지적의 대상이 될 가능성이 높다. 그래서 열심히 일하는 사람이 감사 지적도 많이 받는다는 이야기가 나오는 것이다. 이래저래 문서 작성이 싫어질 수밖에 없는 상황이다.
그렇다면, 최대한 문서를 생산하지 않고 회사 생활을 하면 어떻게 될까. 그게 얼마나 가능한지도 모르겠지만 아마 무능력한 직원으로 평가받을 것이다. 그러한 평판을 갖게 되면 자연스럽게 일의 양이 준다. 보통의 상사라면 그런 직원에게 일을 맡기고 싶어 하지 않는다. 일을 적게 하는 것이 목표고 저성과자로 분류돼도 해고되지 않는 직장이라면 괜찮다. 승진까지 포기한다면 금상첨화다. 아직도 많이 남아있는 호봉제 급여체계의 직장이라면 사실 큰 문제도 없을 것이다. 어떤 직무를 맡아도, 승진을 하지 못해도 급여에 큰 영향이 없으니 마음먹기에 따라 본인에게는 가장 현명한 선택일 수도 있다. 그러나 이 글을 읽는 사람들이라면 이런 생활은 받아들이기 힘들 것이라고 생각한다. 직장은 생계를 유지하기 위한 수단이기도 하지만 자신의 가치를 입증하고 능력을 발휘하여 존재감을 확인하는 현장이기도 하다. 우리는 하루의 대부분을 직장에서 보낸다. 단지 생계를 해결하기 위해서 그토록 많은 시간을 투자한다면 얼마나 불행한 일인가.
문서 작성, 글쓰기가 직장에서 발휘하는 능력의 전부는 물론 아니다. 그건 확실하다. 그러나 공식적인 조직은 문서에 의해서 소통하고 계획되고, 또 실행되는 것이 사실이다. 문서를 쓰지 않고는 정말 최하 단계의 단순 업무밖에 할 수 없다. 그것이 현실이다. 다소 업무량이 늘어나는 한이 있어도 자발적으로 보고서를 만들어 보고, 의무적으로 만들어야 하는 문서라면 더 완성도를 기하는 자세를 가져보는 것은 어떨까. 자신의 능력을 보여 줄 곳이 직장 말고 달리 있는 것도 아니지 않은가. 적어도 글쓰기를 회피하거나 성의 없는 태도로 일관하지는 말자. 문서에 대해 냉소적인 반응을 가진 사람치고 직장 내에서 능력 있는 사람을 본 적이 없다. 그건 일차적으로 태도의 문제다. 문서의 중요성을 인정하고 좀 더 진지한 태도로 대하도록 하자. 그것만 해도 큰 발전이다.
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