보고(報告)의 의미와 현실 : 보고는 '합의적 소통채널'이다

직장생활을 하다 보면 하루종일 보고만 하다가 끝날 때도 많다. 정신적으로 힘들기도 하고 회의감이 들기도 한다. 보고는 지겨운 것, 두려운 것으로 머리에 각인된다. 그러나 그런 인식이 박히면 직장생활은 더 힘들어진다. 보고를 바라보는 시각을 근본적으로 바꿔야 한다. 보고는 기본적으로 커뮤니케이션이다. 보고의 중요성과 이상적인 보고에 대해 알아보자.

조직에서 보고(Reporting)의 의미와 현실

보고는 조직 내에서 생활하는 사람들에게는 숙명처럼 따라다니는 것이다. 그래서인지 보고라는 단어만 들어도 알레르기 반응을 보이는 사람들이 의외로 많다. 보고에 대한 이미지가 잘못 형성된 경우라고 할 수 있다. 보고라고 하면 왠지 질책, 의무, 지시, 통제 같은 것들이 따라다니는 느낌을 갖고 있어서일 것이다. 이런 사람들이 속출하는 것은 보고를 받는 사람들의 책임도 크다. 보고에 대해 잘못 이해하고 있기는 보고하는 사람이나 보고 받는 사람이나 마찬가지다. 조직에서 보고는 중요한 업무 과정이고 수단이다. 보고에 부담을 느끼는 또 하나의 원인은 보고가 주로 글에 의해 이루어진다는 점이다. 글쓰기는 영원한 숙제다. 노력해도 잘 늘지 않는 분야 중 하나인 것 같다. 다행인 것은 보고에 글쓰기 실력이 그리 필요하지 않다는 것이다. 수치화된 보고서가 더 나은 것일 수도 있다.

신입사원 교육이나 직급별 교육, 혹은 직무 교육을 할 때 보고에 대한 커리큘럼이 반드시 들어가야 한다는 생각이다. 그토록 중요하고 많은 사람들이 어려움을 겪는 분야인데도 교육하지 않는 것을 보면 이해하기 힘들다. 그리고 이왕이면 보고 방법과 체계에 대한 표준을 만들어 놓는 것도 좋을 것이다. 구성원들의 보고능력을 상향평준화할 수 있는 훌륭한 대책이 될 수 있을 것이다.

국어사전에 보면 보고의 뜻은 '일에 관한 내용이나 결과를 말이나 글로 알린다'이다. 그러니까 보고는 업무를 지시한 사람 혹은 보고를 요청한 사람과 보고자가 생각이나 의견을 전달하고 상호 교환하는 수단인 것이다. 보고 과정을 통해 상호 합의를 이루어낸다는 의미도 갖고 있으므로 합의적 소통 채널이라 불릴만하다.

보고의 본래 의미를 짚어보기 위해 영어 표현을 살펴보는 것도 좋다고 생각한다. 보고를 의미하는 영어표현에는 우선 'Reporting'이 있다. 리포팅은 '발표하다', '보도하다'로 더 자주 쓰인다. 공개적인 발표와 보도는 객관성이 담보되어야 한다. 보고도 객관적이고 왜곡이 없어야 한다는 의미를 담고 있다고 받아들이면 좋을 것 같다. 리포팅 외에 보고를 가리키기 위해 '르포르타주(Reportage)'라는 용어도 자주 쓰인다. 줄임말로 '르포'로 많이 불린다. 르포의 정확한 뜻은 '어떤 사회현상이나 사건에 대한 단편적인 보도가 아니라 보고자가 자신의 식견을 배경으로 하여 심층취재하고 대상의 사이드 뉴스나 에피소드를 포함시켜 종합적인 기사로 완성하는 것'이다. 단순히 실적을 보고하거나 현황을 보고하는 것이 아닌 이상 보고 또한 보고자의 입장과 의견이 반영되어야 한다는 것으로 이해하면 될 것이다.

보고는 결국 조직 내 커뮤니케이션 과정이다. 상사, 동료, 구성원의 니즈를 파악하는 것, 나의 의사를 표현하는 것, 그리고 서로의 입장을 확인하고 차이를 조정하고 조화를 꾀하는 것을 의미하는 것이다. 조직의 목표를 달성하기 위해 전략을 수립하고 실행할 때 조직 내외적으로 진행되는 다양한 보고는 절대적으로 중요한 가치를 가진다. 성과목표와 전략을 중심으로 구성원들이 자율적으로 업무를 실행할 수 있도록 하기 위해서는 보고가 원활하게 이루어져야 한다. 보고를 통해 상하 간 원활한 소통이 이루어지고, 주요 사안에 대해 합의하는 문화가 형성되면 적시에 적절한 의사결정을 할 수 있는 강력한 바탕이 된다.

보고할 때 유의해야 할 사항들 : 좋은 보고의 전제

이번에는 보고할 때 유의해야 할 점을 살펴보자.

객관성을 확보하기 위해 숫자에 신경 써야 한다. 같은 보고 내용을 갖고 보고하는 사람과 보고 받은 사람 간 다른 생각을 할 수 있다. 계량화된 보고는 이러한 오류를 줄여준다.
보고의 핵심내용, 결론 부분을 서두에 배치해 보자. 특히, 성격이 급한 상사에게 보고할 때는 적극적으로 활용할 필요가 있다. 그리고, 연장선상에서 보고서 분량이 많을 경우 요약본을 별도로 만들 필요가 있다. 소설 쓰듯이 결론에 이르기까지 뜸을 들여서 좋을 건 없다.
객관적 사실과 보고자의 주관적 의견을 명확하게 구분해야 한다. 두 사항이 뒤섞이면 자칫 허위보고가 될 수 있다. 특히, 데이터를 입맛에 맞게 가공하는 것은 절대 금물이다. 자신의 의견이나 제안은 확실히 표시 나도록 해둘 필요가 있다.
상사로부터 권한을 위임받은 사항에 대해서는 보고를 생략해도 된다는 착각에 빠지면 안 된다. 착수보고와 진행경과보고, 종결보고 정도는 반드시 해야 한다. 위임받은 사항일수록 보고의 중요성이 올라가기도 한다는 점을 명심하자.
공급자 중심이 아닌 수요자 중심으로 보고를 해야 한다. 보고 수요자의 대부분인 상사의 특성을 정확히 인지하고 업무 스타일도 파악하여 그에 맞게 보고를 한다면 커뮤니케이션 효과를 크게 끌어올릴 수 있다.
중대한 보고일 경우 최종 보고를 하기 전에 3단계 보고를 실행하도록 하자. 1단계 보고는 일을 시작하기 전에 현재 상황에 대해 분명하게 파악하고 상사가 원하는 성과의 결과물을 서로 확인하는 것이라고 보면 된다. 2단계 보고는 일을 진행하는 중간에 개략적인 결과의 아웃풋 이미지를 상사에게 약식보고 형태로 커뮤니케이션하는 것이다. 아웃풋 오류를 최소화할 수 있는 기회로 삼아야 한다. 대략 일의 진행이 50%쯤 됐을 때 보고한다고 생각하면 된다. 3단계 보고는 최종 결과물의 이미지를 확인하면서 최종 결과물을 내기 바로 전에 커뮤니케이션하는 것이다. 일의 진척이 90% 정도 됐을 때 한다고 생각하면 된다. 일종의 최종보고 전 가보고 성격이다.

앞에서도 강조한 사항이지만, 다시 한번 조직에서 보고의 중요성에 대해 정리해 보려고 한다. 그리고, 이상적인 보고의 조건에 대해서도 중요 항목별로 간추려 제시해 볼 것이다.

조직에서 보고의 중요성

조직에서 보고는 단순히 업무 진행 상황을 전달하는 행위를 넘어, 조직의 효율적인 운영과 목표 달성에 필수적인 역할을 수행한다. 보고의 중요성을 다음과 같이 구체적으로 설명할 수 있다.

1. 정보 공유 및 의사결정 지원

보고는 조직 구성원 간의 정보 공유 채널 역할을 하여, 업무 진행 상황, 문제점, 성과 등을 효과적으로 전달하는 기능을 한다.
공유된 정보는 상사의 의사 결정, 문제 해결, 전략 수립 등에 중요한 근거 자료로 활용된다.
정확하고 신속한 보고는 조직 전체의 정보 접근성을 높여, 신속하고 효율적인 의사 결정을 가능하게 한다.

2. 업무관리 및 성과 향상

보고는 업무 진행 상황을 체계적으로 관리하고 평가하는 데 활용된다.
정기적인 보고를 통해 목표 달성 여부를 확인하고, 필요한 경우 방향 조정 및 개선점을 도출할 수 있다.
성과 지표를 포함한 보고는 객관적인 평가 기준을 제공하여, 조직 구성원의 업무 효율성을 높이고 성과 향상을 도모할 수 있다.

3. 팀워크 및 소통 강화

보고는 조직 구성원 간의 소통을 촉진하고 협력적인 관계를 형성하는 데 기여한다.
상호 정보 공유 및 의견 교환 과정에서 팀워크를 강화하고, 공동의 목표를 향해 협력하는 문화를 조성한다.
효과적인 보고는 조직 구성원 간의 신뢰를 구축하고, 소속감 및 참여 의식을 높여준다.

4. 문제해결 및 위험관리

보고는 업무 과정에서 발생하는 문제점을 조기에 발견하고 해결하는 데 도움을 준다.
문제 상황, 발생 원인, 해결 방안 등을 보고함으로써 신속하고 효율적인 문제 해결이 가능하다.
잠재적인 위험 요소를 사전에 파악하고 예방 조치를 취하는 데에도 보고는 중요한 역할을 한다.

5. 조직운영 및 지속 가능성

보고는 조직의 역량과 성과를 평가하고 개선하는 데 유용하게 활용될 수 있다.
과거 보고 내용을 분석하여 조직 운영 방식을 개선하고, 지속 가능한 성장 전략을 수립할 수 있다.
효과적인 보고 시스템은 조직의 투명성을 높이고, 정보 공개 및 책임 관리에도 기여한다.

이제 이상적인 보고의 조건에 대해서도 정리해 보자. 더욱 축약해서 표로 제시해 본다.

이상적인 보고의 조건

조 건	주 요 내 용
명확하고 간결한 내용	보고의 목적을 명확하게 제시하고, 핵심 내용을 간결하고 명확하게 전달 불필요한 정보나 전문 용어는 사용하지 않도록 하고, 이해하기 쉬운 표현을 사용 핵심 내용은 강조하고, 중요한 데이터는 시각 자료 등을 활용하여 효과적으로 전달
정확하고 신뢰할 수 있는 정보	보고 내용은 정확하고 사실에 입각해야 하며, 객관적인 데이터를 활용하여 신뢰도를 높여야 함 정보 출처를 명확하게 표시하고, 의심스러운 정보는 검증 후 사용 부정확하거나 오해의 소지가 있는 정보는 조직에 혼란을 야기할 수 있으므로 주의
적절한 형식과 구조	보고의 목적과 내용에 따라 적절한 형식과 구조를 선택 서면 보고, 구두 보고, 프레젠테이션 등 다양한 방식을 활용 보고 내용을 체계적으로 구성하고, 시각 자료 등을 활용하여 이해도를 높여야 함
적시성	보고는 필요한 시점에 적시에 이루어져야 함 업무 진행 상황, 문제 발생, 의사 결정 필요 등 상황에 따라 보고 시점을 조절 지연된 보고는 정보의 가치를 떨어뜨리고 조직 운영에 지장을 줄 수 있음에 주의
적극적인 참여와 피드백	보고자는 적극적인 태도로 보고에 참여하고, 질문이나 의견에 대해 명확하게 답변 보고 대상자는 적극적으로 경청하고, 필요한 경우 질문이나 피드백을 제공하여 상호 소통을 촉진 건설적인 피드백은 보고의 질을 향상시키고, 조직 구성원의 역량 강화에도 기여
지속적인 개선	보고는 지속적인 개선 노력을 통해 더욱 효과적으로 발전해야 함 보고 시스템, 방식, 내용 등을 정기적으로 검토하고 개선점을 도출 조직 구성원의 의견을 적극적으로 수렴하고, 피드백을 반영하여 보고의 질을 향상시켜야 함
맞춤형 보고	보고는 보고 대상, 목적, 상황 등에 따라 맞춤형으로 진행되어야 함 상사, 동료, 고객 등 보고 대상에 따라 내용과 방식을 조절 보고의 목적에 따라 핵심 내용과 전달 방식을 달리해야 함 상황에 맞는 보고는 정보의 효율적인 전달과 목표 달성에 기여
윤리적 책임	보고자는 보고 내용에 대한 윤리적 책임을 져야 한다 허위 정보, 과장된 정보, 편향된 정보 등을 제공하지 않도록 주의 개인 정보나 기밀 정보는 적절하게 관리하고, 보안에 유의 윤리적인 보고는 조직의 신뢰성을 유지하고, 지속 가능한 성장을 위한 기반을 마련

이상적인 보고는 조직의 효율적인 운영, 의사 결정, 문제 해결, 성과 향상 등 다양한 측면에서 중요한 역할을 한다. 보고자와 보고 대상 모두 적극적으로 참여하고 개선 노력을 지속한다면, 조직의 목표 달성에 크게 기여할 수 있을 것이다. 보고는 중요한 경영수단 중 하나다. 조직에서 보면, 대개 보고를 잘하는 사람이 일도 잘한다. 업무수행의 틀이 갖추어져 있다는 평가는 적어도 받을 수 있다. 동일한 목표를 바라보고 달려가는 조직에서는 커뮤니케이션이 무엇보다 중요하다. 커뮤니케이션의 주요 수단이 보고임을 인정하자. 보고는 귀찮고 혹은 두려운 존재가 아니라 소통하고 협력하는 일하는 방식임을 인식해야 한다. 글쓰기는 실력이 잘 향상되지 않는 분야지만, 보고는 태도와 노력에 따라 눈에 띄는 향상을 노릴 수 있는 영역이다. 보고서를 쓰는 것은 글쓰기와 상관없는 것이라는 생각을 가질 필요가 있다. 글쓰기에 자신이 없으면 데이터로 승부를 보면 된다. 조직 생활을 하는 사람이라면 보고에 진심을 다해 보자. 업무역량에 대한 평가가 달라질 것이다.

저작자표시 비영리 변경금지

지식부티크-불꽃유랑단