우리는 중요한 일이나 과제를 처리하기 전에 계획을 수립하곤 한다. 단순히 To Do List를 작성하기도 하고 일정한 양식을 활용해 정교한 계획을 세우기도 한다. 그런데 계획을 수립할 때 시간개념이 간과되는 경우가 많다. 시간이 빠진 계획은 관리되기 힘들뿐더러 향후 계획에 피드백을 주기도 어렵다. 시간계획은 중요한 요소다. 시간의 중요성을 충분히 반영한 시간기반의 새로운 계획 솔루션을 제안하고자 한다.
시간의 중요성
일을 처리할 때 소요시간은 중요하다. 소요시간을 잘못 예측하고 설정하여 자주 실패를 맛보게 된다. 계획을 세울 때면 일을 완성하는데 얼마의 시간이 걸릴 것 인가에 대한 예측을 하게 되는데, 이는 계획의 중요한 부분이다. 그런데 정교하게 시간을 예측하는 것은 매우 어려운 일이다. 대개는 실제보다 시간을 너무 짧게 예측한다. 자신의 능력을 과대평가하는 측면도 있지만 일을 빨리 끝내고자 하는 주관적인 열망이 개입되기 때문이다. 무리한 계획으로 실패를 경험하고 이게 쌓이게 되면 시간에 대한 생각을 바꾸는 것이 아니라 좌절을 축적하게 된다.
소요시간을 예측하고 계획을 세운다는 것은 생각보다 어려운 일이다. 어떻게 정확한 시간을 예측할 수 있다는 말인가. 여기서 한 가지를 제안하고자 한다. 시간단위를 단순화하는 것이다.
가령 이렇다.
소요시간 나누기 - 세 가지 Unit
소요시간 기준으로 일을 세 가지 부류로 나눈다. 첫 번째는 10분 안에 끝낼 수 있는 일, 두 번째는 1시간 안에 끝낼 수 있는 일, 마지막 세 번째는 3시간에 끝낼 수 있는 일로 나누는 것이다. 웬만한 일은 1시간 안에 끝낼 수 있다고 생각하자. 즉시 처리할 수 있는 일은 10분 내에 끝나는 일로 분류하면 된다.
문제는 3시간 정도 걸리는 일이다. 아무리 복잡하고 어려운 일도 3시간 정도에 끝내지 못하면 영영 끝내지 못할 수도 있다. 3시간이 걸리는 일은 자투리 시간에 해서는 안되고 연속된 3시간을 마련해야 한다. 그리고 그 시간 동안 최대한 집중력을 끌어올려야 한다. 야근을 해서 성과를 보는 경우가 이 경우이다. 근무시간 중에는 보통 연속된 3시간을 내기가 쉽지 않기 때문이다. 3시간에 할 수 없는 일도 많다고 할지도 모르겠다. 업무 성격에 따라 다르겠지만 그런 일이 있을 수 있다. 그러나 그런 일이 얼마나 많겠는가? 그리고 적지 않다고 하더라도 큰 프로젝트는 어차피 일을 여러 단계로 쪼갤 것이다.
대부분의 일은 1시간 내에 마칠 수 있도록 하는 것이 무엇보다 중요하다. 3시간짜리 일로 넘기는 경우가 많으면 안 된다. 무조건 1시간 내에 일을 마친다는 목표를 가져야 한다. 일의 속도를 높여야 하는 것이다.
일을 수행함에 있어 긴박감을 만들어 내는 것이 중요하다. 해야 할 과제가 복잡하고 난이도가 높아도 긴 마감시한을 설정해서는 안된다. 이 규칙을 고수해야 한다. 마감시한이 타이트하게 설정되면 가치가 떨어지는 일을 하지 않게 되는 부가적인 효과까지 얻게 된다. 시간은 너무나 중요한 자원이다. 이토록 중요한 자원을 여유 있게 배분해서는 안된다. 그것은 심각한 낭비다. 시간을 중요한 제약조건으로 설정해야 한다. 그러면 스스로 가치 있는 일과 그렇지 않은 일을 구분하는 능력을 향상 시킬 수 있을 것이다. 어쩌면 가치 있는 일에 집중할 수 있는 유일한 방법이다. 만약 마감시한을 여유 있게 설정하면 수행에 소요되는 시간은 그만큼 늘어날 것이다. 일의 수행에 있어 긴박감을 조성하면 집중도가 높아지고 생산성이 극적으로 향상될 것이다. 그야말로 일의 최적화가 달성될 것이다.
이제 실제 솔루션을 언급할 차례다.
시간관리 솔루션 - 사례
계획을 수립할 때 과제에 따라 세 가지로 분류된 소요시간 단위를 기록해 보자.
10분 이내 일은 Unit 1, 1시간 이내 일은 Unit 2, 그리고 3시간짜리 일은 Unit 3로 기록해 보자.
과제 A : Unit 2, 과제 B : Unit 1, 과제 C : Unit 1, 과제 D : Unit 3
그리고 할당된 시간단위에 맞춰 일을 끝마쳤는지 체크해 나간다.
아래 그림은 하나의 예시다. 활용해 보자.
시간 Unit을 먼저 정하고 실제 과제를 마무리 지은 후 소요된 시간을 기록한다. 그리고 원래 시간계획과 실제 시간이 부합하는지 체크하여 조정이 필요하면 Unit을 변경하여 기록한다. 향후 계획을 세울 때 참고한다.
그런데 3시간이 지나도 도저히 끝마치지 못하는 일은 어떻게 해야 할까? 절대 시간이 부족하기보다는 이상하게 일의 진척이 없는 일도 있다. 자신이 너무 모르는 분야 거나 그냥 잘 맞지 않는 일일 수도 있다. 그럴 때는 가능만 하다면 일을 위임하는 것이 가장 좋을 것이다. 잘할 수 있는 사람에게 위임하는 것이 훨씬 효율적이다.
그게 불가능한 상황이라면 단계를 나누어 완성할 수 있는 형태로 목표를 낮게 잡아야 한다. 어쨌든 마무리 짓는 것이 중요하다. 단계를 나눈 것이라 하더라도 일단 한 단계를 완성하면 다음 단계가 수월해질 것이다. 첫 단계를 마무리하면 다음부터는 아주 쉽게 일이 진행되는 경우가 보통이다. 일단은 완성에 중점을 둬야 한다.
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