직장 생활을 하는 사람들은 이런저런 회의에 참여하게 된다. 직급이 올라갈수록 참석해야 할 회의는 더 많아지기 마련이다. 그런데 그토록 많은 회의에 참석하면서도 회의제도 자체에 의의를 못 느끼는 사람들이 많다. 지금 곳곳에서 진행되는 회의에는 분명 문제가 있다고 봐야 한다. 변화가 필요하다. 문제점과 개선대안을 알아보자.
회의의 문제점(의미 없이 빈번히 개최되는 회의의 경우)
보통 직장 내 회의가 지나칠 정도로 많다고 느낄 것이다. 그리고 회의의 효용성에 대해 회의감이 적지 않다. 중요한 업무시간을 할애하여 그토록 많은 회의를 하지만 정작 납득할만한 결과를 내는 경우는 많지 않다. 무엇이 문제인 걸까?
회의는 사실 꼭 필요한 것이다. 공식적인 의사소통의 장이다. 그러나 회의가 긍정적인 결과를 내지 못하는 경우가 많은데, 그 이유는 여러 가지다.
먼저, 회의의 목적이 뚜렷하지 않은 경우다. 목적이 명확하지 않은 회의는 쓸데없는 논의, 잡담에 가까운 말만 무성하게 되기 쉽다. 의견들을 제시하지만 결론으로 모아지지가 않는다. 회의가 시간낭비가 되는 대표적인 사례다.
회의 분위기가 문제인 경우도 있다. 소수의 고위관위자가 일방적으로 의견을 제시하거나 전달하는 차원으로 회의가 진행되기도 한다. 대다수의 회의 참여자들은 회의의 주체가 되지 못하고 소외된다. 도대체 왜 회의를 해야 하는 회의감이 들 수밖에 없다. 일방적으로 의견을 전달하려면 굳이 회의를 할 필요는 없다.
말만 회의인 경우도 많다. 특히, 정기적인 회의는 사실상의 보고회인 경우가 대부분이다. 월단위, 분기단위, 반기, 연례 회의의 타이틀을 달고 있는 경우는 거의가 보고회라고 해도 과언이 아니다. 이런 경우, 과대 해석일 수도 있지만 사실상의 의전 차원의 행사로 보일 지경이다. 이런 형식의 회의에 나타나는 또 다른 특징은 실행할 수 없는 말뿐인 비전과 전략만 내세우는 경우가 많다는 것이다.
대안 : 워크아웃 타운미팅
이렇듯 효과적이지 못한 회의를 타파하기 위해 GE의 잭 웰치가 주도해서 도입한 회의 방식이 바로 워크아웃 타운미팅(Workout Towm Meeting)이다. 실제 젝 웰치의 주도로 진행된 워크아웃 타운미팅은 다음과 같은 모습이다.
사내의 회의실이 아닌 GE의 크로톤빌 연수원에서 2~3일간 집중적으로 회의를 진행한다. 부서의 관리자는 회의 첫날 등장해 타운미팅에서 논의해야 할 과제만 제시하고 회사로 돌아간다. 부서원들은 자유로운 분위기 속에서 의견을 개진하게 된다. 회의 마지막 날 관리자가 다시 돌아와 논의 결과인 제안을 듣는다. 그리고 그 제안에 대해 그 자리에서 적용여부를 답변해야 한다는 규칙에 따라 즉시 결정하고, 그 자리에서 결정하기 곤란할 경우 적어도 합의에 의해 결정 기한을 정한다.
타운미팅을 통해 직원들이 제안한 사항이 즉시 처리되므로 조직 내 변화의 계기를 마련할 수 있었다. 변화기 쉽지 않은 거대 조직에 밑으로부터 생동감이 되살아난 것이다. 크지 않은 변화 같지만 회의 방식의 변화를 통해 조직에 새로운 변화를 가져오는 데 큰 역할을 했다.
워크아웃 타운미팅에 대해서 조금 더 알아보자. 처음 시작된 GE의 경우보다 좀 더 일반화된 경우를 보자.
1. 워크아웃 타운미팅의 특징
① 전 구성원의 참여
워크아웃 타운 미팅은 모든 구성원이 참여하여 문제를 해결하고 혁신을 추진한다. 이를 통해 조직의 모든 구성원이 문제에 대한 이해도를 높이고, 해결책을 모색하는 데 참여함으로써, 구성원들의 자발성과 책임감을 높이고, 조직의 유대감을 강화할 수 있다.
② 문제 해결 중심
워크아웃 타운 미팅은 조직의 문제를 해결하고 혁신을 추진하는 것을 목표로 한다. 목표가 뚜렷하다. 이를 위해 회의에서는 문제의 원인을 분석하고, 해결책을 도출하기 위한 다양한 방법을 사용한다. 무엇보다 자율적인 분위기가 중요하다. 그러한 분위기에서 다양한 의견들이 논의되다 보니 창의적이고 혁신적인 대안들이 나오기 쉽다.
③ 빠른 의사결정
워크아웃 타운 미팅은 빠른 의사결정을 통해 문제를 신속하게 해결하는 것이 특징이다. 이를 위해 회의에서는 구성원들의 의견을 수렴하여 최선의 해결책을 도출하고, 이를 즉시 실행에 옮길 수 있도록 한다. 신속한 실행을 위해서는 적용여부의 판단이 빨라야 하는데, 그 결정을 회의현장에서 하도록 하는 것이 원래의 규칙이다.
2. 워크아웃 타운미팅의 효과
① 조직의 문제 해결 능력 향상
워크아웃 타운 미팅을 통해 조직의 구성원들은 문제 해결에 대한 역량을 강화할 수 있다. 이를 통해 조직은 복잡한 문제를 신속하고 효과적으로 해결할 수 있는 근본적인 역량을 갖추게 된다.
② 조직의 혁신 능력 향상
워크아웃 타운 미팅을 통해 조직은 새로운 아이디어와 혁신적인 사고를 유도할 수 있다. 이를 통해 조직은 변화하는 환경에 적응하고 경쟁력을 강화할 수 있다는 강력한 기반을 갖추게 된다. 특히, 하위 직원들의 활발한 참여로 인해 조직 밑으로부터의 혁신이라는 성과를 얻을 수 있다.
③ 조직의 생산성 향상
워크아웃 타운 미팅을 통해 조직은 구성원들의 자발성과 책임감을 높이고, 조직의 유대감을 강화할 수 있다. 이는 조직의 생산성 향상으로 연결된다.
워크아웃 타운미팅은 조직의 성과 개선을 위한 문제해결이 필요한 경우, 조직의 혁신을 추진하기 위한 새로운 아이디어와 혁신적 사고가 필요한 경우, 그리고 조직의 변화를 관리하기 위한 구성원들의 참여와 협력이 필요한 경우 효과를 발휘할 수 있는 것이다.
워크아웃 타운미팅을 효과적으로 수행하기 위해서는 다음과 같은 고려사항을 고려해야 한다.
3. 워크아웃 타운미팅의 고려사항
① 목표와 대상을 명확히 설정해야 한다
워크아웃 타운미팅의 목표와 대상을 명확히 설정하지 않으면 회의가 산만해지고 의도한 효과가 크게 떨어질 수 있다.
② 구성원들의 자발적 참여를 유도해야 한다
워크아웃 타운미팅의 성공은 구성원들의 참여에 달려있다고 해도 틀린 말이 아니다. 구성원들의 자발적 참여를 유도하기 위해서는 회의의 중요성과 필요성을 사전에 충분히 설명하고, 구성원들의 의견을 존중하는 분위기를 조성해야 한다.
③ 효율적인 의사결정 프로세스를 마련해야 한다
워크아웃 타운미팅은 빠른 의사결정이 중요한 만큼, 효율적인 의사결정 프로세스를 마련해야 한다. 이를 위해 구성원들의 의견을 수렴하고, 다양한 해결책을 도출하는 등 신속하게 결과를 낼 수 있는 프로세스가 먼저 마련되어 있어야 한다.
더 좋은 회의 정착을 위하여
지금까지 일상적인 회의의 문제점을 알아봤고, 문제의 원인도 보았다. 그리고 성과 없는 회의의 개선을 위한 대안으로 워크아웃 타운미팅에 대해서도 알아봤다. 워크아웃 타운미팅에 대해서는 비교적 자세히 알아봤다. 타운미팅까지는 아니더라도 분명한 것은 회의는 회의다워야 한다는 것이다. 회의를 하는 목적을 분명히 하고, 회의 끝에 반드시 목적을 달성하는 경험을 쌓아나가야 한다.
국내에는 워크숍이라는 것이 있다. 워크숍이 타운미팅과 유사한 경우가 많다. 물론 워크숍이 회의 목적이라기보다는 일종의 단합대회인 경우도 적지 않다. 타운미팅과 비슷하게 진행되는 워크숍의 경우에도 회의결과가 즉시 반영되거나 하지 않아 실효성에 의문이 제기되고 있는 게 현실이다.
다시 한번 강조하지만 회의는 회의다워야 한다. 회의는 해결해야 할 문제에 대한 답을 내기 위한 것이다. 이러한 원칙을 분명히 하고, 자칫 낭비에 그치기 쉬운 회의를 중요한 의사결정과 생산성향상을 위한 중요한 수단으로 변화시키자.
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