생산성이라는 말은 기업에게만 해당하는 것은 아니다. 언제부턴가 개인에게도 흔히 쓰는 용어가 되었다. 과거와 달리 사회가 복잡해지면서 개인이 처리해야 할 일은 계속 늘어만 간다. 바야흐로 생산성의 개념이 필요해진 것이다. 데이비드 알렌의 GTD는 이런 배경에서 탄생한 수많은 개인 생산성향상 툴 중 하나다. 비교적 단순한 논리를 갖고 있다. 살펴보자.
데이비드 알렌(David Allen)은 많은 사람들이 알고 있는 일정관리 툴인 GTD(Getting Things Done)를 창안한 사람이다. GTD는 개인의 생산성을 높여주는 툴로 전 세계적으로 각광받고 있다. 이미 실제 활용하고 있는 사람들도 많을 것이다. 만약 잘 알지 못하거나 개념을 알고는 있지만 실제 활용하고 있지 않은 사람들은 참고했으면 좋겠다. 이전의 일정관리 방법론의 주요 기조는 중요한 것을 먼저 하라는 것이었다. 일의 우선순위를 정하고 중요한 것부터 처리하는 것이 성과를 내는 요체라는 것이다. 그러나 많은 사람들은 그날그날의 자질구레한 일에 치여 정작 중요한 업무 처리뿐만 아니라 새로운 아이디어를 개발할 기회를 갖기 힘들다고 말한다. GTD는 이러한 현실을 반영하여 오늘 업무의 흐름에 주도권을 갖고 내일의 시간을 중요한 일에 할애할 수 있게 한다는 콘셉트를 갖고 있다.
GTD는 데이비드 알렌이 2000년대에 개발한 개인 생산성 향상 방법론이다. 2001년에 출판된 그의 저서 "Getting Things Done"을 통해 대중에게 알려졌으며, 이후 많은 사람들에게 생산성을 향상시키는 데 도움을 주고 있다. 이 책은 국내에서 '끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기"라는 제목으로 출판되어 있다.
처리해야 할 일의 6단계
알렌은 우선 우리가 해야 할 업무를 여섯 단계로 나눌 수 있다고 하면서, 이를 비행 고도에 비유하여 설명한다.
- 상공 5만 피트 : 인생 전체에 영향을 주는 일이다. 만약 어떤 조직에 속해 있다면 조직의 가치관과 경영이념에 관련된 일일 것이다. 장기목표와 관련된 일이라고 말할 수도 있겠다.
- 상공 4만 피트 : 중장기 업무에 관련된 것이다. 대개 3~5년의 목표에 해당하는 업무다.
- 상공 3만 피트 : 중요한 단기목표에 해당하는 일이다. 1~2년간 나의 역할과 관련된 일이다.
- 상공 2만 피트 : 조직에서 대내외적으로 내가 맡은 의무와 책임으로 보면 될 것이다.
- 상공 1만 피트 : 내가 맡고 있는 프로젝트다. 여기서 프로젝트는 성과를 내기 위해 나의 행동이 필요한 여러 가지 일들을 의미한다.
- 활주로 : 지금 당장 처리해야 할 일들이다. 책상 위에 있는 처리를 요하는 서류들, 이메일들이다. 활주로는 가장 낮은 단계이기 때문에 사소해 보일 수도 있다. 그러나 활주로가 막혀 있다면 비행기가 날 수조차 없다. GTD가 집중하는 것이 이 단계다. 중요한 일, 의미 있는 미션도 좋지만 당장 해야 할 일을 어떻게 처리하느냐가 더 중요한 것일 수 있다.
그렇다면 활주로를 어떻게 깨끗이 정리할 것인가가 문제다. GTD는 이와 직접 관련된 개념이다. GTD는 데이비드 알렌이 개발한 개인 생산성 향상 방법론이다. 핵심은 '머릿속의 할 일'을 외부 시스템에 정리하고 관리하여 정신적 스트레스를 줄이고, 중요한 일에 집중할 수 있도록 돕는 것이다.
GTD는 다음과 같은 핵심 원리에 기반한다.
- 머릿속을 비운다 : 머릿속에 떠오르는 모든 할 일을 외부 시스템에 기록하여 정신적 스트레스를 줄인다.
- 다음 행동해야 할 것을 명확하게 정의한다 : 각 항목에 대해 다음 단계를 구체적으로 정의하여 실행 가능하게 만든다.
- 시스템을 정기적으로 유지한다 : 'Inbox'를 비우고, 정리된 목록을 정기적으로 검토하며 시스템을 최신 상태로 유지한다.
이제 GTD 툴의 실제 운용을 위한 실행 절차에 대해 알아보자. 데이비드 알렌이 제시하는 절차가 있으나 자신에 맞게 일부 변형해도 문제는 없다고 생각한다. 실제로 GTD를 구현한 앱들을 보면 실행 절차가 조금씩 다른 경우가 많다.
GTD 실행 절차
GTD의 실행 절차는 5단계로 구성된다.
수집(Collect)
머릿속에 떠오르는 모든 할 일을 이메일의 '받은 편지함'과 같은 장소에 모아 기록한다. 처리할 일거리를 모두 모은다. 그런 다음 머릿속에 있는 생각을 종이에 한 장씩 적어 수집함인 Inbox에 넣는다.
가공(Process)
각 항목을 검토하여 다음 중 하나의 조치를 취한다. 적어도 하루에 한 번은 수집함의 일거리들을 모두 가공하고 나서 스스로에게 질문해 본다. 다음에 해야 할 행동은 무엇인가?
- 다음단계 정의 : 해결할 문제나 검토할 제안, 처리할 업무가 2분 이내로 끝날 수 있거나 위임할 수 있는 일이라면 즉시 실행한다. 그리고 2분 이상 걸리는 일은 다음 단계를 구체적으로 정의한다. 메모를 남겨놓는다.
- 보류 : 지금 처리할 필요 없는 일은 '보류' 목록에 보관한다.
- 폐기 : 더 이상 필요 없는 일은 버린다.
정리(Organize)
업무 목록을 세 가지로 분류한다. 스스로 처리해야 할 일들은 모두 실행함(Action box)에 보관한다. 마감기한이 있는 업무는 일정표에 날짜를 표시해 둔다. 위임한 일이 있거나 반대로 지시받을 일이 있다면 대기함(Waiting box)에 넣는다. 그리고 급하지는 않지만 흥미 있는 일은 '언젠가/아마도'함(Sometime/Maybe)에 넣어 놓는다.
검토(Review)
정리된 목록을 정기적으로 검토하며 시스템을 유지한다. 일주일에 최소한 한 번은 수집하고, 가공하고 정리한다. 매주 해야 할 일을 끝내 놓으면, 이 시스템을 믿고 불안과 스트레스에서 벗어날 수 있다.
실행(Do)
'실행함(Action Box)'에 있는 일을 매일 시간이 나는 대로 처리한다. 그런데, 일을 하다 보면 예상치 못한 일이 새롭게 생기기도 한다. 결국 일은 세 가지 유형으로 분류할 수 있다. 미리 정해놓은 일, 일하다가 생긴 일, 새로 해야 할 일이 이 세 가지다. 미리 정해진 일을 꾸준히 처리하면서 두 번째, 세 번째 유형의 일에도 시간을 투자해야 한다. 그래야 스트레스를 줄일 수 있다.
GTD 실행절차는 말로 설명하는 것보다 아래 절차도를 보는 것이 더 도움이 될 것이다. 사실 이 절차만 잘 이해해도 당장 GTD를 적용할 수 있다고 생각한다. 실행해 보자.
GTD 적용을 위한 몇 가지 팁
GTD와 유사한 체계를 갖고 있는 것이 이메일인 것 같다. 일단 받은 편지함으로 이메일이 오면 이메일 내용을 살펴보고 각종 카테고리로 분류해 넣을 수 있다. 라벨도 붙일 수 있다. GTD체계와 유사하게 운영할 수 있는 것이다. 그러나 많은 사람들의 이메일 수신함에는 열어보지도 않은 메일로 넘쳐난다. 중요한 메일을 나중에 확인하고 난처한 상황에 처하기도 하는 것이 일상이다. 매일 정해진 시간에 이메일을 정리하는 습관만 형성해도 쉽게 해결할 수 있는 문제다. 이메일을 열어보고 '다음 해야 할 행동은 무엇인가' 스스로 질문해 보고 바로 실행하거나 카테고리별로 분류해 넣으면 된다.
GTD 툴은 쉽게 적용할 수 있다. 시간을 조금만 투자하여 머릿속에 있는 생각과 할 일 목록, 아이디어들을 메모로 Inbox에 쏟아 놓는 것이 중요하다. 그렇게 하면 스트레스와 잡념이 줄어드는 효과를 볼 수 있다. 그렇게 하고 나서 이후의 절차를 밟아가면 된다. '이렇게 간단한 방법론이 실제 얼마나 도움이 될까'하는 의심이 들 수도 있다. 그러나 막상 실행해 보면 그 효과를 바로 느낄 수 있을 것이다. 실제로 많은 사람들이 끝도 없는 할 일에 치여 진짜 중요한 일에는 접근조차 못하고 세월을 보내고 있다. 불만이 쌓이고 좌절할 때도 많다. 개인의 생산성이 끝도 없이 추락한다. 간단한 방법이라고 무시할 것이 아니라 일단 실행해 보면 효과를 볼 수 있을 것이라고 생각한다. GTD 개념과 완전히 들어맞지는 않지만 유용한 도구들도 주변에 많다. 아이폰의 '미리 알림' 마이크로소프트의 'To Do' 같은 것들이다. 좀 더 전문적인 앱으로는 'Things', Omnifocus'도 있으니 살펴보는 것도 좋을 것이다. 중요한 것은 도구야 어쨌든 실행해 보는 것이다.
무조건 실행해 보는 것이 중요하다. GTD 실행을 위해 참고해야 할 팁이다.
- 처음에는 간단하게 시작한다 : 모든 것을 한꺼번에 하려고 하지 말고, 몇 가지 중요한 항목부터 시작하여 점차 시스템을 확장해 나간다.
- 자신에게 맞는 방식을 찾는다 : GTD는 완벽한 시스템이 아니므로, 자신에게 맞는 방식으로 적용하는 것이 중요하다.
- 꾸준히 실천하여 습관화한다 : GTD는 습관이므로, 꾸준히 실천해야 효과를 볼 수 있다.
위에서 간단하게 개인 생산성 향상 도구인 GTD에 대해서 알아봤다. 더 자세히 알고 싶은 사람은 데이비드 알렌의 책을 읽어 보는 것도 좋을 것이다. GTD를 기반으로 한 생산성 앱을 사용해 보는 것도 추전 할만한 방법이다. 앱을 사용하면서 GTD 개념에 자연스럽게 익숙해질 것이다.
사실 다이어리나 플래너를 쓰는 것만으로도 개인 생산성 관리를 하고 있다고 볼 수 있다. 꼼꼼하고 진지하게 플래너를 쓰는 사람들은 자신이 쓴 시간의 이력까지 관리하는 경우도 있다. 피터 드러커가 자신이 어디에 시간을 사용하는지 기록해봐야 한다고 했는데, 그 충고를 따르는 사람일 수도 있겠다. 생산성 툴에 지나치게 많은 시간을 소비할 필요는 없지만, 그래도 시간을 관리하고 할 일 목록을 관리한다는 것은 엄청나게 유용한 것이라고 말하고 싶다. 어떠한 생산성 관리 툴도 사용하고 있지 않다면 앞에서 언급한 아이폰의 '미리 알림'이나 마이크로소프트의 'TO DO'라도 당장 써보자. 생산성 향상 효과를 극적으로 느낄게 될지 어떻게 알겠는가.
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