직장 생활을 하다 보면 문서를 작성할 일이 생각보다 많다. 사무직의 경우라면 더 말할 필요도 없다. 그런데, 글쓰기가 자신이 없어 직장 생활이 힘들다는 사람이 의외로 많다. 안타까운 일이다. 오늘은 혁신적인 기획서 쓰기 방법론이라고 할 수 있는 'One page 기획서'에 대해 알아보려고 한다. 글쓰기 부담도 조금은 덜어 줄 수 있는 방법론이다. 살펴보자.
아주 오래전에 "The One Page Proposal"이라는 책이 신드롬급 인기를 끈 적이 있다. 책의 요지는 '전통적인 기획서의 장황한 형식을 버리고 한 장 안에 완벽한 내용을 담아내는 새로운 형식의 기획서'를 쓰라는 것이다. 당시 이 책이 제안하는 내용은 굉장히 신선하기도 하고, 다소 당황스럽기도 한 것이었다. 어떻게 기획서를 한 장으로 쓴다는 말인가. 이 책이 국내에 2002년에 나왔으니 벌써 20년이 넘게 지났다. 그러나 아직도 이 책은 꽤 팔리고 있는 것으로 보인다.
지금 현실을 보면, 한 장으로 쓰는 기획서, 보고서는 현장에서 거의 자리를 잡은 것 같다. 당초 'One page proposal'의 필요성으로 제기됐던, 보고를 받는 사람들이 너무 바쁘고 시간이 없다는 점에 공감대가 형성된 것이 가장 큰 이유라고 생각한다. 이제 한 장에 전달하고자 하는 내용을 완벽하게 담아내는 능력은 직장인의 필수 덕목이 되었다고 해도 과언이 아닐 정도다.
'One Page 기획서'는 제한된 공간에서 핵심 메시지를 명확하고 설득력 있게 전달하는 데 초점을 맞춘 간결한 기획서 형식이다. 단순히 정보를 나열하는 것이 아니라, 읽는 사람을 설득하고 동참을 유도하는 것이 중요하다. 전통적인 기획서를 보면, 페이지 수가 많아 문서를 끝까지 읽어보아도 핵심을 파악하기 어려운 경우가 많고, 결론에 해당되는 부분이 맨 나중에 서술되어 있어 정작 핵심내용이 주목받지 못하는 경우가 있다. 'One page 기획서'는 이러한 문제에 대한 대안이다. 의사결정자가 문서를 검토하는 시간을 대폭 줄여주고 핵심 내용만 담아 의사결정 효율을 높이고자 한 것이다.
이미 익숙하게 쓰고 있는 사람도 많겠지만, 그렇지 못한 사람이나 아직 개념이 생소한 사람들을 위해 'Oen page 기획서'를 쓰는 요령에 대해서 살펴보려고 한다. 더 자세한 내용이 필요하다면 '패트릭 G. 라일리'의 "The One Page Proposal"을 읽어보면 좋을 것이다.
'One page 기획서'의 구성요소
'One page 기획서'가 기존의 전통적 기획서와 차별화되는 것이기는 하지만 , 그렇다고 완전히 다른 것은 아니다. 사실 기본 구성은 크게 다르지 않다. 가장 큰 차이라면 소제목인 부제를 적극적으로 활용하고 도표를 통해 전달하고자 하는 내용을 압축하는 것 정도라고 할 수 있다. 이제 'One page 기획서'의 구성요소에 대해 알아보자.
1. 제목 : 핵심 메시지
제목에는 핵심 메시지가 담겨야 한다. 구체적이지 않고 추상적인 제목은 지양해야 하고, 무엇보다 본문 내용과 따로 노는 제목은 절대 삼가야 한다. 보통 'oo방안', 'oo계획', 'OO대책' 같은 제목이 일반적이다.
2. 부제 : 제목을 좀 더 구체화하거나 기대효과 제시
대개 부제를 사용하지 않는 경우가 많은데, 부제는 제목의 필요성과 당위성을 뒷받침해 주는 중요한 역할을 한다. 부제는 기대효과까지 미리 언급하는 경우가 많기 때문에 기획서 내용을 요약적으로 담고 있다고 해야 한다. 그리고 본문에 대한 호기심을 유발하는 역할도 한다. 'OO를 증대시키기 위한 방안', 'OO 목표를 달성하기 위한 방안', 'OO 감소를 위한 대책' 같은 형식으로 쓰인다.
3. 목표 : 기대효과 구체화
부제에서 이미 제시된 기대효과를 3~4개 항목으로 설명한다. 기획서 대로 실행했을 때, 얻을 수 있는 효과를 압축적으로 보여줘야 한다. 지면의 한계가 있기 때문에 길게 서술하면 안 되며, 부제와 긴밀하게 연결되어 있어야 한다. 또한, 가능하면 구체적인 목표를 제시하는 것이 좋다. SMART(Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) 원칙을 참고하자.
4. 2차 목표 : 기대효과 추가 서술
위의 목표에서 SMART 원칙을 참고했으면 한다고 했는데, 실제로 목표는 대부분 정량적인 기대효과로 서술된다. 이에 비해 2차 목표는 정량적인 목표, 혹은 기대효과만으로 설명할 수 없는 정성적인 것을 제시하는 것이 좋다. 목표에서 '시장점유율 10% 상승'을 제시했다면, 2차 목표에서는 '시장점유율 확대에 따른 브랜드 이미지 강화' 같은 추가적인 목표를 제시하면 될 것이다.
5. 논리적 근거 : 실행이유 뒷받침
목표 달성의 필요성을 명확하게 제시하고, 설득력 있는 근거를 제시한다. 현실적인 데이터, 시장분석 결과, 전문가 의견 등을 활용한다. 1~2줄 정도로 압축하여 실행해야 하는 이유를 임팩트 있게 서술해야 한다.
6. 재정 : 예산에 대한 설명
사업 추진에 필요한 예산을 제시한다. 투자 결정을 목적으로 하는 경우, 투자에 따른 수익률을 제시하는 것도 중요하다. 비용이 수반되는 기획에는 반드시 예산 항목이 들어가야 한다. 비용에 대한 정보가 없으면 의사결정을 할 수 없다.
7. 현재 상태 : 목적 달성을 위한 준비 상황
현재 상황을 간략하게 요약하고, 기획서와의 관련성을 명확하게 제시한다. 현재까지 기획 목적을 달성하기 위해 준비된 사항들을 나열하면 된다. 그저 '승인 후 시작하겠다는 것이 아니라, 현재 어느 정도 준비가 되어있거나 여건이 갖추어져 있기 때문에 승인이 나면 곧바로 착수할 수 있다'는 메시지를 전달하는 항목이다. 실행이 목적이라면 이 항목은 의외로 중요하다.
8. 실행 : 협조 요청 사항
실행하게 된다면 어떤 사항들이 필요한지에 대한 설명이다. 전사적으로 시행되어야 할 기획안이라면 부서별로 추진하거나 협조해야 할 사항들을 명시한다. 부서 단위 실행이라면 간략을 업무분장을 명시해도 좋다.
9. 작성일 : 기획서 작성 일자 기재
작성일을 생략하는 경우가 실제 많은데, 누락할 경우 승인일이 언제인지 알 수 없게 된다. 현실에서는 날짜가 굉장히 중요하기 때문에 부제 바로 밑에 쓰는 경우도 많다.
10. 작성자 : 기획 담당자 기재
작성자도 생략하는 경우가 흔하다. 누락할 경우 실행 주체가 누구인지 알 수 없게 된다. 그리고 작성자란에 부서명이나 팀명만 쓰는 경우도 많은데, 가급적이면 실제 기획서를 작성한 담당자까지 기재하는 것이 좋다고 본다. 이는 조직문화와도 관련이 있는 것 같다.
몇 가지 작성 원칙
위에서는 One page 기획서의 구성요소에 대해 살펴봤는데, 이번에는 전체를 관통하는 작성원칙에 대해서 몇 가지를 꼽아보려고 한다. 이는 비단 One page 기획서에만 해당되는 내용은 아닐 것이다.
- 간결하고 명확한 문장 사용 : 어렵거나 전문적인 용어는 피하고, 누구나 쉽게 이해할 수 있는 간결한 문장을 사용한다. 이 원칙은 특히 One page 기획서에서 더욱 중요하다.
- 시각자료 활용 : 그림, 그래프, 차트 등 시각 자료를 활용하여 정보를 명확하게 전달하고 이해를 돕는다. 내용 축약을 위해 도표 이용은 거의 필수라고 할 수 있다.
- 논리적 구조 구성 : 논리적인 순서대로 내용을 구성하고, 각 단락 사이의 연결성을 명확하게 유지한다. 논리적 구성은 위에서 본 구성요소를 따르면 될 것이다.
- 의사결정자 중심 사고 : 보고받는 사람, 의사결정자의 입장에서 생각하고, 그들이 원하는 정보를 제공하는 것이 무엇보다 중요하다.
- 자신감 있는 태도 : 자신의 기획에 대한 자신감을 보여주는 글쓰기도 중요하다. 기획한 사람이 스스로 자신이 없으면 누구를 설득할 수 있겠는가. 그런데, 자신감을 갖기 위해서는 철저한 준비가 필요함을 잊어서는 안 된다.
추가적인 팁
원칙까지는 아니지만 반드시 유념해야 하는 내용이다. 이 부분도 주의해야 한다.
- 타깃 독자를 명확하게 설정 : 기획서를 작성하기 전에 타깃 독자를 명확하게 설정하고, 그들의 요구와 관심사를 반영한다.
- 짧은 시간 안에 읽을 수 있도록 구성 : 독자가 짧은 시간 안에 핵심 메시지를 파악할 수 있도록 구성한다. 이 부분이 One page 기획서의 핵심 목표이기도 하다.
- 오탈자 및 문법 오류를 철저하게 검토 : 오탈자 및 문법 오류는 독자의 신뢰를 떨어뜨리는 원인이 될 수 있으므로, 철저하게 검토하여 수정한다.
- 다양한 One page 기획서 예시 참고 : 다양한 One Page 기획서 예시를 참고하여 자신에게 맞는 형식과 스타일을 찾는다.
One Page 기획서는 자신의 아이디어를 명확하고 설득력 있게 전달하는 데 효과적인 도구이다. 위의 요령을 참고하여 자신만의 One Page 기획서를 작성하여 목표 달성에 활용해 보자. 글을 쓰는 작업은 많이 해보는 수밖에 없는 것 같다. 기획서를 쓰는 것도 결국은 글을 쓰는 작업이다. 글 쓰는 것에 자신이 없다고 해도 회피하지 말고 적극적으로 나서서 써보자. 기획서를 쓰고 싶은 마음만 있으면 기회는 의외로 많이 찾아올 것이다. 어쨌든 써보자.
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